Algemene voorwaarden · Punchlister

Deze algemene voorwaarden worden gebruikt door Punchlister BV, met maatschappelijke zetel te Nijverheidstraat 7A/201, 9160 Lokeren, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het ondernemingsnummer BE 1039.812.878.

Artikel 1. Definities

Dienstverlener: Punchlister BV, zoals geïdentificeerd bovenaan deze voorwaarden, of de onderneming die de Overeenkomst van haar overneemt volgens artikel 17.2.
Klant: de onderneming die een Overeenkomst sluit met de Dienstverlener.
Dienst: het online platform van de Dienstverlener en alle bijhorende functies, waaronder maar niet gelimiteerd tot spraakverwerking, opmaak van bevestigingsmails en ramingen, het projectdossier en de webomgeving.
Offerte: het door de Dienstverlener opgemaakte aanbod met de commerciële afspraken voor die Klant, zoals het aantal Seats, de Periode, de prijs, de startdatum, een eventuele actie en eventuele afwijkingen van deze voorwaarden.
Overeenkomst: de door de Klant aanvaarde Offerte, samen met deze algemene voorwaarden en de Verwerkersovereenkomst.
Verwerkersovereenkomst: de afzonderlijke verwerkersovereenkomst van de Dienstverlener, raadpleegbaar op de website van de Dienstverlener, die deel uitmaakt van de Overeenkomst.
Seat: een individuele, benoemde persoon bij de Klant met een login op het webplatform van de Dienst. Personen die enkel meldingen, mails of documenten ontvangen, of die enkel als Bijdrager voice notes insturen, zijn geen Seat.
Periode: de looptijd van het abonnement.
Klantdata: alle gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst invoeren, waaronder maar niet gelimiteerd tot voice notes, foto’s, transcripties, e-mails en projectdocumenten.
Output: alles wat de Dienst automatisch genereert op basis van Klantdata, waaronder maar niet gelimiteerd tot transcripties, classificaties, bevestigingsmails, ramingen en samenvattingen.
Gebruiker: elke persoon die namens de Klant de Dienst gebruikt.
Bijdrager: een persoon zonder login op het webplatform, zoals een onderaannemer, die op uitnodiging van de Klant voice notes of andere input kan insturen voor een project van de Klant.

Artikel 2. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor elke Offerte en elke Overeenkomst tussen de Dienstverlener en de Klant.
De Dienst is uitsluitend bestemd voor ondernemingen. De Klant bevestigt dat hij handelt in het kader van zijn beroepsactiviteit.
Algemene voorwaarden of aankoopvoorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, tenzij de Dienstverlener ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt.
Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: (1) de Offerte, (2) de Verwerkersovereenkomst voor wat persoonsgegevens betreft, (3) deze voorwaarden. Waar deze voorwaarden een standaardregel bevatten “tenzij de Offerte anders bepaalt”, geldt die regel enkel als de Offerte er niets over zegt.

Artikel 3. Totstandkoming van de Overeenkomst

Een Offerte is geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld.
De Overeenkomst komt tot stand wanneer de Klant de Offerte elektronisch ondertekent via het klantportaal van de Dienstverlener, of op een andere schriftelijke manier aanvaardt.
De Klant verklaart dat de persoon die ondertekent bevoegd is om de Klant te verbinden.
Deze voorwaarden zijn vóór ondertekening raadpleegbaar via een link in de Offerte en op de website van de Dienstverlener.

Artikel 4. De Dienst en het gebruiksrecht

De Dienstverlener verleent de Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering, voor het aantal Seats in de Offerte.
De Dienst wordt aangeboden als online software. De Klant krijgt geen kopie van de software.
De Dienstverlener mag de Dienst verder ontwikkelen en functies toevoegen, wijzigen of vervangen. Verdwijnt een kernfunctie zonder gelijkwaardig alternatief, dan meldt de Dienstverlener dat minstens 2 maanden op voorhand. De Klant mag de Overeenkomst dan opzeggen tegen de datum van de wijziging, met terugbetaling pro rata van het vooraf betaalde bedrag voor de resterende Periode.
Kernfuncties zijn: het verwerken van voice notes, het classificeren van besproken werk tegen de projectdocumenten, het opmaken van berichten ter goedkeuring en het doorzoekbare projectdossier. Functies die als bèta of test zijn aangeduid, koppelingen met software van derden en de manier waarop een functie werkt of eruitziet, zijn geen kernfuncties.
Sommige functies werken via diensten van derden, zoals WhatsApp of een koppeling met de software van de Klant. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor wijzigingen of onderbrekingen bij die derden, maar zal zich redelijk inspannen om een alternatief te voorzien.

Artikel 5. Seats

Elke Seat is persoonlijk en hoort bij één benoemde persoon. Een login delen tussen meerdere personen is niet toegestaan.
De Klant mag een Seat overdragen naar een andere persoon, bijvoorbeeld bij een personeelswissel. De oude persoon verliest dan zijn toegang.
Seats toevoegen kan op elk moment. De Dienstverlener factureert de extra Seats pro rata voor de lopende Periode.
Seats verminderen kan enkel met ingang van de volgende Periode, mits melding voor de opzegtermijn van artikel 8.
De Dienstverlener mag het aantal actieve Seats nagaan. Gebruikt de Klant meer Seats dan gecontracteerd, dan factureert de Dienstverlener de extra Seats pro rata vanaf het moment van gebruik.
Bijdragers. De Klant mag Bijdragers uitnodigen zonder extra kost. Het gebruik door Bijdragers valt onder redelijk gebruik (fair use): het moet in verhouding staan tot het aantal Seats en de projecten van de Klant. Ligt het gebruik structureel daarboven, dan meldt de Dienstverlener dat en zoekt hij eerst in overleg een oplossing. De Dienstverlener mag voor Bijdragers een maandelijks inbegrepen volume invoeren en meerverbruik aanrekenen via verbruikskredieten, met minstens 2 maanden voorafgaande kennisgeving en met het opzegrecht van artikel 7.7(b).
De Klant blijft verantwoordelijk voor het gebruik van de Dienst door zijn Bijdragers en voor hun naleving van artikel 6. Input van een Bijdrager is Klantdata.

Artikel 6. Verplichtingen van de Klant en aanvaardbaar gebruik

De Klant zorgt ervoor dat zijn Gebruikers deze voorwaarden naleven en houdt hun logins vertrouwelijk.
De Klant mag de Dienst niet gebruiken om onwettige inhoud te verwerken, de Dienst te ontleden of na te bouwen, beveiliging te omzeilen, of de Dienst door te verkopen aan derden.
Opnames en derden. De Klant informeert zijn Gebruikers, en waar nodig derden van wie de stem of naam in voice notes voorkomt (zoals onderaannemers of de bouwheer), over het gebruik van de Dienst, in lijn met de Verwerkersovereenkomst.
De Klant garandeert dat hij het recht heeft om de Klantdata die hij oplaadt, zoals offertes, lastenboeken en plannen, in de Dienst te gebruiken.

Artikel 7. Prijzen, facturatie en betaling

De prijzen staan in de Offerte. Alle prijzen zijn exclusief btw.
De Dienstverlener factureert vooraf, aan het begin van elke Periode. Facturen worden elektronisch verstuurd via Peppol en per e-mail.
Betaling gebeurt via SEPA-domiciliëring, kaart of Bancontact via de betaalprovider van de Dienstverlener, of via overschrijving met de vermelde gestructureerde mededeling. Bij domiciliëring of kaart machtigt de Klant de Dienstverlener om elke factuur automatisch te innen op de vervaldag.
Facturen betaald via overschrijving zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij de Offerte anders bepaalt.
Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de interest verschuldigd volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, plus de forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten volgens diezelfde wet.
Bezwaar tegen een factuur moet gemotiveerd en schriftelijk gebeuren binnen 15 dagen na factuurdatum. Het betwiste deel schort de betaling van het onbetwiste deel niet op.
Prijsaanpassing. (a) Indexering. De Dienstverlener mag de prijzen eenmaal per jaar indexeren, met ingang van de eerste Periode die start na de jaarlijkse publicatie van de Agoria Digital-index, volgens de formule P = P₀ × (0,2 + 0,8 × S / S₀). Daarin is P de geïndexeerde prijs, P₀ de prijs in de Offerte, S de laatst gepubliceerde Agoria Digital-index op het moment van indexering en S₀ de laatst gepubliceerde Agoria Digital-index op de datum van de Offerte. De index wordt jaarlijks gepubliceerd door Agoria, de Belgische federatie van de technologische industrie, op www.agoria.be. Daalt de index, dan daalt de prijs mee. Wordt de index stopgezet of vervangen, dan geldt de index die Agoria als opvolger aanduidt. De Dienstverlener meldt een indexering minstens 1 maand op voorhand. Een indexering geeft geen recht op opzegging.

(b) Andere prijswijzigingen. Wil de Dienstverlener de prijzen meer aanpassen dan de indexering, dan meldt hij dat minstens 2 maanden voor het begin van een nieuwe Periode. De Klant mag de Overeenkomst dan opzeggen tegen het einde van de lopende Periode, ook als de opzegtermijn van artikel 8 al verstreken is.
Acties. De Offerte vermeldt of er een actie geldt en welke. Per Overeenkomst geldt maximaal één actie. Een actie geldt enkel voor de eerste Periode, wordt niet herhaald bij verlenging en staat als afzonderlijke kortingsregel op de eerste factuur.
Feedbackpartner. Vermeldt de Offerte de actie Feedbackpartner, dan neemt de Klant tijdens de Periode waarop de korting slaat deel aan feedback van 1 uur per maand, op een moment dat in onderling overleg wordt afgesproken. Feedback kan een gesprek zijn, een test van een nieuwe functie of het beantwoorden van gerichte vragen. Neemt de Klant om redenen die bij hem liggen aan minder dan 2 van de 3 sessies deel, dan mag de Dienstverlener het kortingsbedrag pro rata aanrekenen op de volgende factuur.

Artikel 8. Looptijd, verlenging en opzegging

De Overeenkomst start op de datum in de Offerte en loopt voor de Periode in de Offerte.
Na afloop wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd voor een nieuwe Periode van dezelfde duur, tegen de dan geldende prijs volgens artikel 7.7.
Elke partij kan de Overeenkomst opzeggen tegen het einde van een Periode. Tenzij de Offerte anders bepaalt, is de opzegtermijn:
- 1 maand voor een kwartaalabonnement;
- 3 maanden voor een jaarabonnement.
Opzeggen kan per e-mail naar het adres vermeld in de Offerte of via het klantportaal. De Dienstverlener bevestigt de opzegging schriftelijk.
De Dienstverlener herinnert de Klant met een jaarabonnement minstens 30 dagen voor het verstrijken van de opzegtermijn aan de komende verlenging.
Opzegging tijdens een lopende Periode geeft geen recht op terugbetaling, tenzij deze voorwaarden dat uitdrukkelijk voorzien.

Artikel 9. Output en menselijke validatie

De Dienst gebruikt automatische spraakherkenning en artificiële intelligentie. Output kan onvolledig of foutief zijn, bijvoorbeeld door slechte geluidskwaliteit, dialect, vakjargon of onvolledige projectdocumenten.
Output is een voorstel. Standaard verstuurt de Dienst geen bevestigingsmail, raming of ander bericht naar een derde zonder dat een Gebruiker het heeft nagekeken en goedgekeurd. De Dienstverlener kan functies aanbieden waarmee de Dienst bepaalde taken zelfstandig uitvoert of berichten automatisch verstuurt. Zo’n functie werkt enkel als de Klant ze uitdrukkelijk activeert, per type taak, en de Klant kan ze op elk moment uitschakelen. De activering geldt als goedkeuring van alle Output die via die functie vertrekt.
De Dienstverlener mag bepaalde soorten berichten uitsluiten van automatische verzending, zoals ingebrekestellingen, antwoorden op betwistingen en commerciële verbintenissen.
De Klant blijft verantwoordelijk voor de inhoud van elk bericht, elke raming en elke beslissing die hij op basis van Output neemt of verstuurt. Goedgekeurde Output, en Output die via een door de Klant geactiveerde automatische functie vertrekt, geldt als een bericht van de Klant.
Output is geen juridisch, technisch of financieel advies. De Dienst helpt bij het documenteren van afspraken, maar garandeert niet dat een document als bewijs aanvaard wordt of dat een claim of betwisting slaagt.
De Dienstverlener zet zich in om de kwaliteit van de Output te bewaken en te verbeteren, en neemt meldingen van fouten ernstig op.

Artikel 10. Beschikbaarheid en support

De Dienstverlener spant zich in om de Dienst 24/7 beschikbaar te houden, met een doelbeschikbaarheid van 95% per maand, gepland onderhoud niet inbegrepen.
Gepland onderhoud wordt minstens 48 uur op voorhand gemeld en zoveel mogelijk buiten werkuren uitgevoerd.
Support is beschikbaar op werkdagen van 8u tot 18u via de kanalen vermeld op de website van de Dienstverlener. De Dienstverlener reageert op een melding binnen 3 werkdagen.
Voice notes die de Dienst ontvangt tijdens een storing worden zo snel mogelijk na herstel verwerkt, voor zover ze correct ontvangen zijn.

Artikel 11. Data en intellectuele eigendom

De Klant blijft eigenaar van de Klantdata. Goedgekeurde Output behoort toe aan de Klant.
De Dienstverlener blijft eigenaar van de Dienst, de software, de modellen, de taxonomieën en alle verbeteringen daaraan, ook als die ontstaan op basis van feedback van de Klant.
De Klant geeft de Dienstverlener het recht om Klantdata te gebruiken voor zover nodig om de Dienst te leveren, te beveiligen en support te geven.
Verbetering van de Dienst. De Klant geeft de Dienstverlener daarnaast het recht om Klantdata en correcties van Gebruikers op Output te gebruiken om de Dienst te verbeteren, waaronder het trainen en evalueren van de herkennings- en classificatiemodellen van de Dienstverlener, onder deze voorwaarden:
- persoonsgegevens worden vooraf gepseudonimiseerd of verwijderd, waar dat technisch mogelijk is;
- Klantdata wordt nooit getoond of ter beschikking gesteld aan andere klanten;
- de Dienstverlener gebruikt Klantdata niet om modellen van derden te trainen, en verbiedt zijn subverwerkers contractueel om dat te doen.
Opt-out. De Klant kan het gebruik van zijn Klantdata volgens lid 4 uitsluiten. De voorwaarden van die opt-out, waaronder een eventuele meerprijs, worden altijd in de Offerte opgenomen. Een opt-out geldt vanaf de datum in de Offerte en heeft geen invloed op verbeteringen die vóór die datum al zijn doorgevoerd, of op gegevens die al geanonimiseerd zijn volgens lid 6.
De Dienstverlener mag geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens over het gebruik van de Dienst (zoals aantallen, verwerkingstijden en foutpercentages) gebruiken voor analyse, benchmarking en communicatie, zonder dat de Klant of een persoon herkenbaar is.
De Dienstverlener mag de naam en het logo van de Klant vermelden als referentie, tenzij de Klant dat schriftelijk weigert.

Artikel 12. Vertrouwelijkheid

Elke partij houdt vertrouwelijke informatie van de andere partij geheim en gebruikt ze enkel voor de uitvoering van de Overeenkomst. Klantdata, prijzen en niet-publieke productinformatie zijn altijd vertrouwelijk.
Dit geldt niet voor informatie die al publiek was, die een partij rechtmatig van een derde kreeg, of die een partij moet vrijgeven op grond van de wet of een rechterlijke beslissing.
Deze verplichting loopt door tot 3 jaar na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 13. Gegevensbescherming

Voor de persoonsgegevens in de Klantdata is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en de Dienstverlener verwerker. De Verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van de Overeenkomst.
Voor de gegevens van contactpersonen van de Klant die de Dienstverlener gebruikt voor facturatie, support en relatiebeheer, is de Dienstverlener verwerkingsverantwoordelijke volgens zijn privacyverklaring op zijn website.

Artikel 14. Aansprakelijkheid

De Dienstverlener is enkel aansprakelijk voor rechtstreekse schade die het gevolg is van een tekortkoming van de Dienstverlener in de uitvoering van de Overeenkomst.
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, waaronder maar niet gelimiteerd tot winstderving, omzetverlies, verlies van een claim of betwisting, vertraging op een bouwproject, boetes of claims van derden, voor zover de wet dat toelaat.
De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit Output die een Gebruiker heeft goedgekeurd of gebruikt zonder na te kijken, of die via een door de Klant geactiveerde automatische functie is verstuurd (artikel 9), uit onjuiste of onvolledige Klantdata, of uit storingen bij diensten van derden (artikel 4.5).
De totale aansprakelijkheid van de Dienstverlener per kalenderjaar is beperkt tot het bedrag dat de Klant aan de Dienstverlener betaalde in de 12 maanden voor het schadeverwekkende feit, tenzij de Offerte een ander plafond bepaalt.
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van de Dienstverlener, en niet bij het niet-nakomen van een wezenlijke verbintenis van de Overeenkomst.
Een vordering tot schadevergoeding moet schriftelijk gemeld worden binnen 6 maanden nadat de Klant de schade kende of had moeten kennen.

Artikel 15. Opschorting en beëindiging

Opschorting bij wanbetaling. Is een factuur 15 dagen na de vervaldag nog niet betaald, dan stuurt de Dienstverlener een herinnering. Blijft betaling uit 14 dagen na die herinnering, dan mag de Dienstverlener de toegang tot de Dienst opschorten tot volledige betaling. De Overeenkomst en de betalingsverplichting lopen door.
De Dienstverlener mag de toegang ook onmiddellijk opschorten als het gebruik van de Dienst de veiligheid of werking ervan ernstig in gevaar brengt, met onmiddellijke melding aan de Klant.
Elke partij mag de Overeenkomst schriftelijk beëindigen met onmiddellijke ingang als de andere partij een ernstige tekortkoming niet herstelt binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement of vereffening van de andere partij.
Data bij het einde. Tot 30 dagen na het einde van de Overeenkomst kan de Klant zijn Klantdata exporteren in een gangbaar formaat (zoals PDF voor het projectdossier en CSV voor gestructureerde gegevens). Daarna verwijdert de Dienstverlener de Klantdata binnen 60 dagen, behalve wat hij wettelijk moet bewaren of wat al geanonimiseerd is volgens artikel 11.

Artikel 16. Wijzigingen aan deze voorwaarden

De Dienstverlener mag deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging wordt minstens 2 maanden op voorhand per e-mail meegedeeld en geldt vanaf de volgende Periode.
Benadeelt een wijziging de Klant wezenlijk, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de ingangsdatum van de wijziging, zonder kosten.
Wijzigingen die enkel nodig zijn door een wetswijziging, of die de Klant niet benadelen, kunnen sneller ingaan.

Artikel 17. Slotbepalingen

Geen van de partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht.
De Klant mag de Overeenkomst niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van de Dienstverlener. De Dienstverlener mag de Overeenkomst overdragen bij een fusie, overname, splitsing of overdracht van zijn activiteiten, met kennisgeving aan de Klant.
Is een bepaling ongeldig, dan blijven de andere bepalingen gelden. De partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige die zo dicht mogelijk aansluit.
Op de Overeenkomst is Belgisch recht van toepassing.
Geschillen worden eerst in onderling overleg besproken. Lukt dat niet binnen 30 dagen, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de zetel van de Dienstverlener bevoegd.
Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij een vertaling primeert de Nederlandse tekst.

Vragen over deze voorwaarden? Mail ons op hello@punchlister.ai.